Telefonie uit de cloud krijgt voet aan de grond

In de afgelopen jaren hebben vele toepassingen de voordelen van de cloud bewezen. Telefonie uit de cloud liet wat langer op zich wachten. De reden? Waarschijnlijk omdat bedrijven telefonie als zeer bedrijfskritisch beoordelen. Nu hosted telefonie inmiddels ook aan zijn opmars begint als volwaardige, betrouwbare dienst, zijn er nog wel wat vragen: Hoe werkt dat nu precies, telefonie uit de cloud? Wat zijn de voordelen en wat verandert er voor de ICT-er? De antwoorden op deze vragen leest u in dit artikel.

De aanleiding
Wij zien in de praktijk dat in veel gevallen de vertrouwde, inmiddels ruim afgeschreven telefooncentrale niet meer volstaat voor een optimale bereikbaarheid. Ook ontbreekt in sommige gevallen intern de kennis  van de vaak verouderde systemen. In combinatie met lange afschrijfperiodes van een klassieke telefooncentrale zorgt dit er vaak voor dat telefonie het sluitstuk wordt in de weg naar vernieuwing. Maar dan komt er toch een moment om naar een nieuwe oplossing te kijken. En dan komt u voor de keuze te staan om opnieuw te investeren in een centrale op locatie. Of niet, want het kan ook anders…

Wat brengt hosted telefonie u?
Hosted telefonie maakt gebruik van Voice-over-IP technologie of kortweg VoIP. Met VoIP bellen bedrijven over één standaard netwerkverbinding die ook voor data toepassingen gebruikt kan worden. Dit biedt  onder andere schaalvoordeel voor wat betreft bekabeling en beheer en maakt bestaande telefoonlijnen overbodig. Daarnaast biedt VoIP veel meer mogelijkheden voor de gebruiker dan traditionele telefonie. Inmiddels is meer dan 50% van de grote en middelgrote bedrijven overgestapt.

Het gebruik van een hosted VoIP platform dat is gebaseerd op standaarden, maakt het mogelijk om te integreren met andere platforms, systemen en toepassingen en om data uit te wisselen. In de meeste gevallen is het bijvoorbeeld mogelijk om bestaande vaste IP toestellen aan te sluiten op deze open platformen, zodat er geen sprake is van een desinvestering. Daarnaast is ook de weg open voor Unified Communications.

Het Nieuwe Werken
Met de enorme vlucht die de technologie heeft genomen, zijn ook de mogelijkheden de laatste jaren enorm uitgebreid. Een goede integratie met PC en mobiele telefoon zorgen voor een optimale bereikbaarheid van uw medewerkers of ze nu op kantoor, onderweg of thuis zijn. Snel en efficiënt kunnen communiceren en samenwerken staat bekend als Het Nieuwe Werken (HNW). Het Nieuwe Werken laat tegenwoordig veel medewerkers zelf kiezen waar, wanneer en hoe zij willen werken. Zo stijgt de productiviteit, staan mensen minder in de file en ervaren medewerkers een betere balans tussen werk en privé. De hosted telefonie oplossing die u kiest, dient dit uiteraard vanuit de kern te ondersteunen.

Ontzorgen
Wat verandert er voor de ICT-er met de overstap naar hosted telefonie? Ontzorgen is het sleutelwoord bij telefonie uit de cloud. U kiest ervoor om telefonie in de vorm van gebruikersprofielen af te nemen in plaats van zelf een centrale aan te schaffen. Dit betekent dat u geen hoge investering vooraf doet. Ook sluit u geen onderhoudscontract af op uw centrale. En toch profiteert u altijd van de nieuwste technologie. U rekent af per gebruiker per maand waardoor u bovendien enorm flexibel bent. Gaat u verhuizen, dan verhuist uw telefonie eenvoudig mee. Gaat u uitbreiden, dan schaalt uw telefonie één op één mee. Wilt u meer of minder functionaliteit, dan past u eenvoudigweg uw abonnement aan zonder risico op desinvesteringen. Een niet te vergeten voordeel is bovendien dat u een relatie aangaat met een leverancier die bereikbaarheid en klantcontact tot core business heeft gemaakt en u dus kan adviseren over een optimaal contact met uw klanten. Dit alles zonder de controle over uw bereikbaarheid op te geven, want via een eenvoudige beheeromgeving kunt u desgewenst zelf online mutaties doorvoeren.

Optimaal klantcontact en telefonische bereikbaarheid
Iedereen die geeft om zijn klanten, vindt bereikbaarheid belangrijk. Toch valt er op het vlak van telefonische bereikbaarheid van bedrijven en de individuele medewerkers nog veel te verbeteren. Zo blijkt uit onderzoek . Lang wachten en uitkomen bij de verkeerde persoon staan nog steeds op nummer 1 en 2 van de grootste irritaties bij telefonisch contact. Helemaal niet opnemen komt daarnaast helaas nog steeds erg vaak voor. Slechte service of een negatieve ervaring met een bedrijf is naast een lagere prijs of een beter produkt nog steeds een reden voor klanten om over te stappen naar een andere leverancier . Een goede bereikbaarheid, snel de telefoon aannemen en zorgen dat uw klant snel bij de juiste persoon of afdeling uitkomt, is de basis voor een goed contact met uw klanten. Goed contact met uw klanten is vereiste voor een lange vruchtbare relatie.

We staan aan de vooravond van een grote verandering. Bij heel veel bedrijven is de traditionele telefooncentrale inmiddels afgeschreven. De voordelen van zowel cloud diensten als van VoIP en plaats- en tijdonafhankelijk werken (HNW) hebben zich ruim bewezen. Telefonische bereikbaarheid en optimaal klantcontact zijn actueler dan ooit. 2012 en 2013 worden dé jaren van hosted telefonie.